Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego- przeniesienie zagranicznego aktu do rejestru stanu cywilnego

Miejsce złożenia dokumentów/załatwienia sprawy:
Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego.

W Skarżysku-Kamiennej jest to:
Urząd Stanu Cywilnego
ul. Sikorskiego 18
I piętro, pokoje 112 i 113
tel. (0-41) 25 20 143, 25 20 144

Kto może wystąpić z wnioskiem/zainicjować sprawę:
Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu może złożyć:

• osoba, której akt dotyczy
• rodzice małoletniego dziecka
• osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji aktu innej osoby
• osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji aktu zgonu
• osoba, która posiada upoważnienie do wpisania aktu od osoby uprawnionej do jego transkrypcji

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.

Godziny przyjmowania klientów:
poniedziałek 7:00–16:00 
wtorek 7:00–15:00
środa 7:00–15:00
czwartek 7:00–15:00
piątek 7:00–14:00

Uwagi:
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Dokonując transkrypcji zagranicznego aktu, który dotyczy obywatela polskiego posługującego się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w RP, kierownik usc dostosowuje na wniosek osoby, pisownię danych zawartych w zagranicznym akcie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa nie zawiera wpisu o nazwiskach małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Akt po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia, szczególnie jeżeli osoba posiada sporządzone w RP akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze.

Opłaty:

• za wpisanie aktu - 50 zł, 
• za sprostowanie lub uzupełnienie – 39 zł. 
• od pełnomocnictwa – 17 zł -  wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Płatności można dokonać :

• gotówką lub kartą w kasie Urzędu Miasta
• przelewem na konto : 
  Urząd Miasta, ul. Sikorskiego 18. 26-110 Skarżysko-Kamienna
  79 1560 0013 2418 3678 0000 0004, podając w tytule rodzaj dokumentu za który została uiszczona opłata skarbowa i kogo ten dokument dotyczy (np. odpis skrócony  aktu urodzenia Jana Nowaka)

Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski o transkrypcję aktu załatwiane są niezwłocznie; jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

Po transkrypcji aktu wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny polskiego aktu .

Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do Wojewody Świętokrzyskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który  wydał decyzję.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego. 

Wymagane wnioski i dokumenty:

• wniosek;
• oryginał zagranicznego aktu wraz z jego tłumaczeniem na język polski;
• apostille do aktu, jeśli polskie prawo tego wymaga;
• dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski, jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP
• upoważnienie do wpisania aktu od osoby uprawnionej do jego transkrypcji;
• oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa, jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika
• oryginał dowodu uiszczenia opłaty skarbowej lub wydruk (skan wydruku) przelewu bankowego

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:'

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP. 

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976r.

Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu z pośrednictwa konsula RP.  We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.