Biuro Prezydenta Miasta (BP)

tel. 412520 508,

e-mail: i.szwagierek@um.skarzysko.pl

Do zadań Biura Prezydenta należy wsparcie w organizacji pracy Prezydenta Miasta i Zastępców Prezydenta, realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentatywnymi Prezydenta, prowadzenie polityki informacyjnej miasta, realizacja komunikacji społecznej, kreowanie pozytywnego wizerunku miasta, a także współpraca zagraniczna, szczególnie z miastami partnerskimi.

Do zadań Rzecznika Prasowego należy:

a) informowanie mediów o polityce, działalności, programach i zamierzeniach oraz wynikach pracy Prezydenta i Urzędu Miasta, a także innych jednostek organizacyjnych gminy,

b) organizowanie i obsługa konferencji prasowych oraz spotkań Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz kierownictwa Urzędu Miasta z przedstawicielami mediów,

c) przygotowywanie, w porozumieniu z komórkami merytorycznymi Urzędu Miasta, odpowiedzi na pytania kierowane do Prezydenta i Urzędu Miasta w trybie ustawy Prawo prasowe,

d) przygotowywanie materiałów prasowych (informacyjnych i promocyjnych), w szczególności informacji prasowych, nagrań audio i wideo oraz dokumentacji fotograficznej na potrzeby realizacji polityki informacyjnej gminy,

e) analiza informacji prasowych, radiowych i telewizyjnych dotyczących działalności Prezydenta, Urzędu Miasta i podległych jednostek organizacyjnych oraz opracowywanie sprostowań i stanowisk, odpowiedzi na krytykę,

f) prowadzenie „Informatora Samorządowego” w mediach,

g) stałe aktualizowanie strony internetowej Urzędu Miasta w informacje z działalności Prezydenta, Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych gminy,

h) stałe aktualizowanie aplikacji mobilnej w zakresie komunikatów informacyjnych o działalności Prezydenta, Urzędu Miasta i podległych jednostek organizacyjnych gminy,

i) udzielanie jednostkom podległym wsparcia w zakresie działalności prasowo-informacyjnej,

j) wsparcie w organizacji spotkań, narad Prezydenta i Zastępców Prezydenta z przedstawicielami różnych środowisk oraz asystowanie Prezydentowi i Zastępcom Prezydenta w czasie tychże spotkań,

k) opracowywanie sprawozdań z działalności Prezydenta w okresie między sesjami Rady Miasta oraz wprowadzenie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej,

l) przygotowywanie uroczystych pism i druków okolicznościowych, szczególnie listów gratulacyjnych, dyplomów, podziękowań, zaproszeń,

m) organizowanie, współorganizowanie oraz prowadzenie uroczystości i imprez znajdujących się w kalendarzu Urzędu Miasta.

3. Do zadań Biura w zakresie promocji i komunikacji społecznej należy:

a) prowadzenie spraw związanych z promocją i kreowaniem pozytywnego wizerunku miasta, w tym opracowywanie informacji o charakterze promocyjnym,

b) przygotowywanie materiałów reklamowych i promocyjnych miasta, w tym prowadzenie ich magazynu i dystrybucja,

c) prowadzenie bazy zdjęciowej na potrzeby działalności promocyjnej miasta,

d) współudział w organizacji oraz uczestniczenie w wydarzeniach i imprezach promujących miasto,

e) prowadzenie kont miasta w mediach społecznościowych, ich stała aktualizacja w zakresie informacji o działalności Prezydenta, Urzędu Miasta, podległych jednostek organizacyjnych oraz lokalnych inicjatyw istotnych dla mieszkańców,

f) monitorowanie mediów społecznościowych i analizowanie wzmianek związanych z Prezydentem, Urzędem Miasta i miastem,

g) monitoring i reagowanie na komentarze pojawiające się przy  informacjach zamieszczanymi na kontach miasta w mediach społecznościowych,

h) monitoring spraw i interwencji mieszkańców zgłaszanych do Prezydenta, nadzór nad ich realizacją przez komórki Urzędu Miasta i podległe jednostki organizacyjne,

i) organizowanie wyjazdów służbowych Prezydenta,

j) prowadzenie współpracy zagranicznej miasta, w tym koordynowanie współpracy z miastami partnerskimi, organizowanie wizyt delegacji zagranicznych w mieście oraz zagranicznych wyjazdów służbowych Prezydenta,

k) koordynowanie przyznawania Patronatu Honorowego Prezydenta Miasta oraz współpraca z wnioskodawcami w zakresie przyznanego im Patronatu Honorowego.

4. Do zadań Biura w zakresie organizacyjno-administracyjnym należy w szczególności:

a) prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta, w tym obsługa administracyjno-kancelaryjna oraz obsługa spotkań Prezydentów,

b) prowadzenie kalendarza spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta, w tym umawianie spotkań i nadzór nad ich przygotowaniem,

c) wsparcie w organizacji wyjazdów służbowych Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

d) protokołowanie spraw zgłaszanych Prezydentowi i Zastępcom Prezydenta w ramach przyjęć interesantów,

e) prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników Urzędu Miasta,

f) prowadzenie księgozbioru w Urzędzie Miasta,

g) prowadzenie Centralnego Rejestru Umów,

h) prowadzenie Centralnego Rejestru Porozumień,

i) prowadzenie Rejestru Instytucji Kultury,

j) prowadzenie Rejestru Zarządzeń Prezydenta Miasta oraz ich publikowanie na stronie BIP Urzędu Miasta,

k) ewidencjowanie umów na samochody prywatne pracowników używane do celów służbowych oraz rozliczanie przyznanych w tym zakresie limitów.

5. Do zadań kierowcy należy:

a) obsługa transportowa Prezydenta oraz pozostałych osób z kadry zarządzającej,

b) współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta w zakresie obsługi transportowej na potrzeby realizacji zadań tychże komórek,

c) doręczanie korespondencji wychodzącej z Urzędu Miasta do innych urzędów i instytucji,

d) wsparcie transportowe w organizacji wydarzeń, uroczystości i imprez przygotowywanych przez Urząd Miasta.