Wydział Organizacyjny

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY

Wydział Organizacyjny realizuje zadania poprzez następującą strukturę wewnętrzną:

1. Naczelnik Wydziału - Agnieszka Mikołajczyk
    tel. 41 25 20 150
    e-mail:a.mikolajczyk@um.skarzysko.pl

2. Biuro Obsługi Interesanta

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz koordynowanie działań komórek organizacyjnych Urzędu, a w szczególności:

1) W zakresie organizacyjnym:
a)   przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz prowadzenie ich rejestrów,
b)  koordynowanie procesu przyjmowania i rozpatrywania wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
e)  planowanie i realizacja wydatków związanych z funkcjonowaniem Urzędu,
d)   prowadzenie spraw związanych z używaniem herbu miasta,
e)   opracowanie zasad postępowania dotyczących nabycia masy spadkowej przez Gminę Skarżysko-Kamienna,

f) podejmowanie działań związanych z przejęciem spadku,
g) przygotowywanie informacji na temat składników masy spadkowej,
h)  prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z przeprowadzeniem wyborów: do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do  Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Parlamentu Europejskiego, do Rady Miasta, Prezydenta Miasta oraz spraw związanych  z przeprowadzaniem referendów ogólnokrajowych i gminnych,
i)   prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątkowym i odpowiedzialności cywilnej Urzędu,
j)   prowadzenie spraw związanych z pieczęciami i tablicami urzędowymi oraz informacją wizualną w Urzędzie,
k)   prenumerata prasy i czasopism oraz zakup publikacji dla potrzeb Urzędu,
I)   prowadzenie i bieżąca aktualizacja centralnych rejestrów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta,
m)   prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestrów umów i porozumień,
n)   prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych Gminy,
o)   obsługa organizacyjno-administracyjna Zespołu Obsługi Prawnej,
p)   prowadzenie rejestru biletów jednorazowych.
q)   zapewnienie zastępstwa obsługi sekretariatu Prezydenta Miasta i Zastępców Prezydenta.

 2)  W zakresie obsługi interesanta i kancelarii ogólnej (symbol OR):
a)   prowadzenie biura obsługi interesanta i kancelarii ogólnej oraz koordynowanie obiegu dokumentów w Urzędzie,
b)   koordynowanie poprawności działania systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
c)   doręczanie na terenie miasta Skarżyska-Kamiennej pism i przesyłek urzędowych.

3)  W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego :
a)   prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Miasta,
b)   bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.

4)   W zakresie administracyjno-gospodarczym:
a)   wykonywanie zadań koordynatora ds. dostępności,
b)   prowadzenie spraw z zakresu zabezpieczenia przeciwpożarowego budynku Urzędu Miasta,
c)   zarządzanie budynkiem Urzędu, gospodarowanie pomieszczeniami biurowym i i ogólnoużytkowymi,
d)   zlecanie remontów kapitalnych i bieżących budynku Urzędu,
e)   zapewnienie utrzymania czystości i porządku wokół i wewnątrz budynku Urzędu,
f)   gospodarka  taborem samochodowym,
g) zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu oraz gospodarka składnikami rzeczowymi majątku ruchomego znajdującego się w budynku Urzędu,

 Do zadań wieloosobowego stanowiska ds. zamówień publicznych należy:
1) przygotowanie niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne,  zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych i regulacjami wewnętrznymi,
2) przygotowywanie i modyfikacja wewnętrznych unormowań w zakresie realizacji zamówień publicznych, w tym:
a)   zasad realizacji zamówień publicznych w Urzędzie Miasta (także zamówień publicznych poniżej wartości określonej w art. 2 ust. I pkt. I ustawy - Prawo zamówień publicznych),
b)   regulaminu pracy komisji przetargowej,
c)   obiegu dokumentów przy realizacji zadań objętych ustawą Prawo zamówień publicznych,
d) innych dokumentów, pism dotyczących zmian w obowiązujących przepisach objętych ustawą Prawo   zamówień publicznych.

3) prowadzenie rejestru zamówień publicznych;
4) sporządzanie planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie Gmina Skarżysko-Kamienna przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym,
5) sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach i przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych,
6) sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań z prowadzonej działalności,
7) wykonywanie innych czynności i prac związanych z funkcjonowaniem zamówień publicznych w ramach posiadanych kwalifikacji na polecenie przełożonych: Sekretarza Miasta, Prezydenta Miasta i jego Zastępców,
8) przeprowadzenie we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
9) przechowywanie dokumentacji oraz archiwizacja dokumentacji zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
10) prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych.