Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego- przeniesienie zagranicznego aktu do rejestru stanu cywilnego

Miejsce złożenia dokumentów/załatwienia sprawy:
Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego.

W Skarżysku-Kamiennej jest to:
Urząd Stanu Cywilnego
ul. Sikorskiego 18
I piętro, pokoje 112 i 113
tel. (0-41) 25 20 143, 25 20 144

Kto może wystąpić z wnioskiem/zainicjować sprawę:
Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu może złożyć:

• osoba, której akt dotyczy
• rodzice małoletniego dziecka
• osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji aktu innej osoby
• osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji aktu zgonu
• osoba, która posiada upoważnienie do wpisania aktu od osoby uprawnionej do jego transkrypcji

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.

Pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy. Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Godziny przyjmowania klientów:
poniedziałek 7:00–16:00 
wtorek 7:00–15:00
środa 7:00–15:00
czwartek 7:00–15:00
piątek 7:00–14:00

Uwagi:
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Dokonując transkrypcji zagranicznego aktu, który dotyczy obywatela polskiego posługującego się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w RP, kierownik usc dostosowuje na wniosek osoby, pisownię danych zawartych w zagranicznym akcie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Jeżeli zagraniczny akt małżeństwa nie zawiera wpisu o nazwiskach małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Akt po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia, szczególnie jeżeli osoba posiada sporządzone w RP akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze.

Opłaty:

• za wpisanie aktu - 50 zł, 
• za sprostowanie lub uzupełnienie – 39 zł. 
• od pełnomocnictwa – 17 zł -  wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Płatności można dokonać :

• gotówką lub kartą w kasie Urzędu Miasta
• przelewem na konto : 
  Urząd Miasta, ul. Sikorskiego 18. 26-110 Skarżysko-Kamienna
  79 1560 0013 2418 3678 0000 0004, podając w tytule rodzaj dokumentu za który została uiszczona opłata skarbowa i kogo ten dokument dotyczy (np. odpis skrócony  aktu urodzenia Jana Nowaka)

Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski o transkrypcję aktu załatwiane są niezwłocznie; jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

Po transkrypcji aktu wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny polskiego aktu .

Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do Wojewody Świętokrzyskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który  wydał decyzję.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego. 

Wymagane wnioski i dokumenty:

• wniosek;
• oryginał zagranicznego aktu wraz z jego tłumaczeniem na język polski;
• apostille do aktu, jeśli polskie prawo tego wymaga;
• dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski, jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP
• upoważnienie do wpisania aktu od osoby uprawnionej do jego transkrypcji;
• oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa, jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika
• oryginał dowodu uiszczenia opłaty skarbowej lub wydruk (skan wydruku) przelewu bankowego

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:'

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP. 

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976r.

Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu z pośrednictwa konsula RP.  We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.